Nachformatieren in Schnell

Der Text ist fertig. Fast. Du hast entschieden (oder bist entschieden worden), dass all die Stellen im Text, die du bisher fett hervorgehoben hast, doch besser kursiv erscheinen sollen. Na, da kommt ja was auf dich zu. Sorgsam den ganzen Text nach den fetten Stellen durchsuchen und das Format neu einstellen …

Muss nicht sein, denn Word kann das auch. Und viel schneller. Und ohne etwas zu übersehen. Lass also Word danach suchen. Das geht mit der einfachen Suchfunktion. Ja, du kannst sogar das Format fett im gleichen Arbeistsschritt durch kursiv ersetzen. Das geht mit der einfachen Ersetzen-Funktion.

Dazu ruft man in Word die Suchen- (& Ersetzen-) Funktion auf, achtet darauf, dass sich der Cursor im Suchen-Feld befindet und klickt auf Erweitert, dann auf Format. In diesem Fall wählt man nun Zeichen und bekommt den (fast) ganz normalen Dialog zum Einstellen der Zeichenformatierung.

Stellt man nun die Zeichenformatierung fett ein und lässt die Suche starten, wird nach allen Stellen im Text gesucht, die fett formatiert sind. Hat man zuvor auf die gleiche Weise für das Ersetzen-Feld (auf den Cursor im Feld achten) kursiv eingestellt, lassen sich die Stellen sofort umformatieren.

Gibt man im Suchen-Feld zusätzlich das Wort Blödmann ein, werden nur die fett formatierten Blödmänner gefunden und durch kursive ersetzt. Stellt man für das Suchfeld keine Formatierung ein, werden alle Blödmänner gefunden und wiederum durch kursive ersetzt. Stellt man im Suchfeld nicht kursiv ein, erspart man sich die Ersetzung aller Blödmänner, die schon vorher kursiv formatiert waren.

Mit diesen Möglichkeiten lassen sich also nicht nur Formatierungen ändern, sondern auch nachträglich hinzufügen, was ebenso für die weiteren Zeichen-, aber auch alle anderen Formatierungsmöglichkeiten gilt.

Ein Gedicht von Format

Wie ein Gedicht aussieht, weiß ja jeder. In der Regel ist es in mehrere Strophen zu jeweils mehreren Zeilen unterteilt. Im Folgenden finden wir ein Beispiel für ein ganz regelmäßiges Gedicht, das aus drei Strophen zu je vier Zeilen besteht:

Philipp Bobrowski: Der Ball

Wie ist nun diese Form im Textprogramm entstanden? Durch entsprechendes Drücken der Entertaste natürlich, werdet ihr euch wahrscheinlich denken. Am Ende jeder Zeile einmal, nach dem Titel und am Ende jeder Strophe jeweils ein zweites Mal. Vermutlich würde es zumindest ein großer Teil von euch so machen.

Schalten wir im Textprogramm über die Optionen die Formatierungszeichen für den Absatz hinzu, würde sich also folgendes Bild ergeben:

Philipp Bobrowski: Der Ball (mit Absatzmarken)

Diese Formatierung birgt aber die verschiedensten Probleme. Die Absatzmarken heißen ja nicht umsonst so, sie markieren nicht das Ende einer Zeile, sondern das Ende eines Absatzes. Und eine Strophe eines Gedichts sollte eigentlich insgesamt einen Absatz bilden. Haben wir es mit einem langen Gedicht zu tun, das über mehrere Seiten geht, können so die Strophen beim Seitenumbruch unschön auseinandergerissen werden.

Auch für Satz und Druck stellt eine solche Formatierung ein Problem dar. Am eindrücklichsten wird uns aber das Problem, wenn wir das Gedicht ins Internet hochladen. Auf vielen Seiten (häufig z. B. auch auf WordPress-Blogs) werden die Zeilen auf einmal förmlich auseinandergezogen und auch die Abstände zwischen den Strophen vergrößern sich deutlich, was daran liegt, dass die Seite jede Zeile als einen Absatz liest und einen entsprechenden Abstand vorsieht. Wo der Dichter keine Abhilfe weiß, sehen die Ergebnisse im Netz dann recht unschön aus (gut, hier geht es noch, hab schon Schlimmeres gesehen; WordPress killt außerdem Leerabsätze, weshalb die Strophen zusammenfallen):

Der Ball

Vorbei das Spiel, hinfort die Presse,

noch trotzt der Ball dem Desint’resse

der Spieler, die sich abgewandt,

zu andern Freuden sich bekannt.

Längst fühlt der Ball sich nicht mehr prall,

ist unrund und nicht ausgeglichen,

erwartet sorgenvoll den Fall,

wenn alle Luft aus ihm entwichen.

So ist das Schicksal, das im droht,

der endgültige Gesellschaftstod,

durch ihn erst recht nicht aufzuhalten,

will seine Sorgen nur verwalten.

Mit der richtigen (und korrekten) Formatierung lässt sich das vermeiden:

Philipp Bobrowski: Der Ball (mit Absatzmarken, korrekt formatiert)

Nun sehen wir, dass der größte Teil der Absatzmarken einem anderen Formatierungszeichen gewichen ist, dem für den reinen Zeilenumbruch nämlich. Erzeugt wird er durch gleichzeitiges Drücken der Umschalt- und der Entertaste. Wir haben jetzt also einen Text, der aus insgesamt vier Absätzen besteht, nämlich dem Titel und den drei Strophen.

Wer genau hinschaut, dem wird außerdem auffallen, dass der Abstand zwischen den Absätzen offenbar nur mit einem einmaligen Drücken der Entertaste erzeugt wurde.  Denn über die Absatzformatierung (Format – Absatz) wurde ein automatischer Abstand nach jedem Absatz eingestellt, in diesem Fall einer, der genau einer Zeile entspricht, nämlich 12 Punkt.

Aber Achtung, wer sein Manuskript an einen Verlag schickt, sollte darauf achten, ob letztere Formatierung, die sich natürlich auch für die Absätze in Prosatexten einstellen lässt, vom Verlag gewünscht wird. Andernfalls belässt man den Abstand nach dem Absatz auf 0 Punkt und drückt stattdessen die Entertaste zweimal.

Mit und ohne Format

Kopieren, ausschneiden, einfügen – kann doch jeder.

Was aber, wenn der Text, den man einfügen will, nicht die Formatierung hat, die man an dieser Stelle haben will? Dann muss man nacharbeiten. Oder man macht es gleich richtig.

Microsoft Word* bietet zwei Wege an, um die Inhalte der Zwischenablage gleich ins passende Format zu bringen:

1. Nach dem Einfügen erscheint rechts vom eingefügten Text das Einfügen-Symbol. Klickt man es an, kann man zwischen verschiedenen Formatierungsoptionen auswählen.
2. Mehr Optionen bietet der Befehl „Inhalte einfügen“ im Bearbeiten-Menü, den man statt des üblichen Einfügens verwenden kann.

Die verschiedenen Optionen sind abhängig von der Art des Inhalts der Zwischenablage. „Unformatierten Text einfügen“ bedeutet immer, der Text wird der im Zieldokument gewählten Formatierung angepasst.

*Die Hinweise orientieren sich an Microsoft Word 2002. In anderen Versionen können Abweichungen auftreten.