Nachformatieren in Schnell

Nachformatieren in SchnellDer Text ist fertig. Fast. Du hast entschieden (oder bist entschieden worden), dass all die Stellen im Text, die du bisher fett hervorgehoben hast, doch besser kursiv erscheinen sollen. Na, da kommt ja was auf dich zu. Sorgsam den ganzen Text nach den fetten Stellen durchsuchen und das Format neu einstellen …

Muss nicht sein, denn Word kann das auch. Und viel schneller. Und ohne etwas zu übersehen. Lass also Word danach suchen. Das geht mit der einfachen Suchfunktion. Ja, du kannst sogar das Format fett im gleichen Arbeistsschritt durch kursiv ersetzen. Das geht mit der einfachen Ersetzen-Funktion.

Dazu ruft man in Word die Suchen- (& Ersetzen-) Funktion auf, achtet darauf, dass sich der Cursor im Suchen-Feld befindet und klickt auf Erweitert, dann auf Format. In diesem Fall wählt man nun Zeichen und bekommt den (fast) ganz normalen Dialog zum Einstellen der Zeichenformatierung.

Stellt man nun die Zeichenformatierung fett ein und lässt die Suche starten, wird nach allen Stellen im Text gesucht, die fett formatiert sind. Hat man zuvor auf die gleiche Weise für das Ersetzen-Feld (auf den Cursor im Feld achten) kursiv eingestellt, lassen sich die Stellen sofort umformatieren.

Gibt man im Suchen-Feld zusätzlich das Wort Blödmann ein, werden nur die fett formatierten Blödmänner gefunden und durch kursive ersetzt. Stellt man für das Suchfeld keine Formatierung ein, werden alle Blödmänner gefunden und wiederum durch kursive ersetzt. Stellt man im Suchfeld nicht kursiv ein, erspart man sich die Ersetzung aller Blödmänner, die schon vorher kursiv formatiert waren.

Mit diesen Möglichkeiten lassen sich also nicht nur Formatierungen ändern, sondern auch nachträglich hinzufügen, was ebenso für die weiteren Zeichen-, aber auch alle anderen Formatierungsmöglichkeiten gilt.

Werbeanzeigen

Doppelte Leerstellen

Es geht ganz schnell und schon hat man einmal zu oft die Leertaste gedrückt. Im Schreibprogramm fällt das meist gar nicht so ohne Weiteres auf. Selbst beim Überarbeiten übersieht man die überzähligen Leerzeichen schnell.

Abhilfe schafft hier das Zuschalten der Formatierungszeichen, die nur im Programm angezeigt werden und nicht etwa auf einem Ausdruck zu sehen sind. Lässt man die Leerzeichen anzeigen, wird jedes Leerzeichen mit einem Punkt markiert. Wo zwei (oder mehr) Punkte angezeigt werden, ist (mindestens) einer zu viel.

Zu finden sind die Formatierungszeichen in der Regel über die Optionen des Schreibprogramms. So zum Beispiel (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) in

  • Word:
    Extras – Optionen – Ansicht – Formatierungszeichen: Häkchen bei Leerzeichen,
  • Open Office:
    Extras – Optionen – OpenOffice.org Writer – Formatierungshilfen: Häkchen bei Leerzeichen,
  • TextMaker:
    Weiteres – Einstellungen – Ansicht – Nichtdruckbare Zeichen anzeigen: Häkchen bei Leerzeichen.

Schön und gut, aber wer hat Lust, bei der Überarbeitung eines langen Textes unendlich viele Punkte zu zählen?
Glücklicherweise ist das nicht nötig, denn es gibt einen kleinen Trick:

In den meisten Schreibprogrammen findet man über das Menü „Bearbeiten“ zum Befehl „Ersetzen“ (Open Office: „Suchen & Ersetzen“). Gibt man nun im Feld „Suchen“ zwei Leerstellen ein und im Feld „Ersetzen“ nur eine, dann lassen sich alle doppelten Leerzeichen mit minimalem Aufwand ersetzen. Wer ein bisschen mutig ist, kann auch gleich auf „Alle ersetzen“ klicken.