Nachformatieren in Schnell

Der Text ist fertig. Fast. Du hast entschieden (oder bist entschieden worden), dass all die Stellen im Text, die du bisher fett hervorgehoben hast, doch besser kursiv erscheinen sollen. Na, da kommt ja was auf dich zu. Sorgsam den ganzen Text nach den fetten Stellen durchsuchen und das Format neu einstellen …

Muss nicht sein, denn Word kann das auch. Und viel schneller. Und ohne etwas zu übersehen. Lass also Word danach suchen. Das geht mit der einfachen Suchfunktion. Ja, du kannst sogar das Format fett im gleichen Arbeistsschritt durch kursiv ersetzen. Das geht mit der einfachen Ersetzen-Funktion.

Dazu ruft man in Word die Suchen- (& Ersetzen-) Funktion auf, achtet darauf, dass sich der Cursor im Suchen-Feld befindet und klickt auf Erweitert, dann auf Format. In diesem Fall wählt man nun Zeichen und bekommt den (fast) ganz normalen Dialog zum Einstellen der Zeichenformatierung.

Stellt man nun die Zeichenformatierung fett ein und lässt die Suche starten, wird nach allen Stellen im Text gesucht, die fett formatiert sind. Hat man zuvor auf die gleiche Weise für das Ersetzen-Feld (auf den Cursor im Feld achten) kursiv eingestellt, lassen sich die Stellen sofort umformatieren.

Gibt man im Suchen-Feld zusätzlich das Wort Blödmann ein, werden nur die fett formatierten Blödmänner gefunden und durch kursive ersetzt. Stellt man für das Suchfeld keine Formatierung ein, werden alle Blödmänner gefunden und wiederum durch kursive ersetzt. Stellt man im Suchfeld nicht kursiv ein, erspart man sich die Ersetzung aller Blödmänner, die schon vorher kursiv formatiert waren.

Mit diesen Möglichkeiten lassen sich also nicht nur Formatierungen ändern, sondern auch nachträglich hinzufügen, was ebenso für die weiteren Zeichen-, aber auch alle anderen Formatierungsmöglichkeiten gilt.

Schreiben, wo du willst

In OpenOffice.org Writer gibt es ein Werkzeug, mit dem man seinen Text an jeder beliebigen Stelle auf der Seite eingeben kann, linksbündig, rechtsbündig oder zentriert.

Das funktioniert mit dem Direkt-Cursor, der sich über Extras – Optionen – OpenOffice.org Writer – Formatierungshilfen aufrufen lässt. Häkchen vor Direkt-Cursor und es kann losgehen.

Seite 61 von 82

Um in OpenOffice.org Writer in einem Dokument nicht nur die einfachen Seitenzahlen einzufügen, sondern sie in ein Verhältnis zur Gesamtzahl der Seiten des Dokuments zu setzen („Seite 61 von 82“, „61/82“), benötigt es nur wenige Schritte.

Zunächst entscheidet man sich, ob man die Seiten in der Kopf- oder der Fußzeile anzeigen lassen will und erstellt eine solche, falls noch nicht geschehen (Einfügen – Kopfzeile bzw. Einfügen – Fußzeile). Nun klickt man in die Zeile und stellt je nach Bedarf und Geschmack linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ein.

Anschließend schreibt man Seite, tippt ein Leerzeichen und fügt danach den Felbefehl Seitennummer ein (Einfügen – Feldbefehl – Seitennummer). Es folgt nach einem weiteren Leerzeichen das Wörtchen von und wieder ein Leerzeichen. Wie zuvor fügt man wieder einen Feldbefehl ein, diesmal allerdings Gesamtzahl der Seiten.

Alternativ geht natürlich auch Seitennummer/Gesamtzahl der Seiten.

Mit und ohne Format

Kopieren, ausschneiden, einfügen – kann doch jeder.

Was aber, wenn der Text, den man einfügen will, nicht die Formatierung hat, die man an dieser Stelle haben will? Dann muss man nacharbeiten. Oder man macht es gleich richtig.

Microsoft Word* bietet zwei Wege an, um die Inhalte der Zwischenablage gleich ins passende Format zu bringen:

1. Nach dem Einfügen erscheint rechts vom eingefügten Text das Einfügen-Symbol. Klickt man es an, kann man zwischen verschiedenen Formatierungsoptionen auswählen.
2. Mehr Optionen bietet der Befehl „Inhalte einfügen“ im Bearbeiten-Menü, den man statt des üblichen Einfügens verwenden kann.

Die verschiedenen Optionen sind abhängig von der Art des Inhalts der Zwischenablage. „Unformatierten Text einfügen“ bedeutet immer, der Text wird der im Zieldokument gewählten Formatierung angepasst.

*Die Hinweise orientieren sich an Microsoft Word 2002. In anderen Versionen können Abweichungen auftreten.

Rechtschreibprüfung für yWriter

Die Autorensoftware yWriter habe ich auf meinem Newsblog bereits vorgestellt. Zwar bringt die englischsprachige Software eine deutsche Übersetzung mit, aber der Rechtschreibprüfung müsste man erst mühsam die deutsche Schreibung lehren.

Es gibt aber, wie ich inzwischen weiß, einen einfachen Trick, um dies zu umgehen. Man kann nämlich problemlos die Prüfung eines jeden anderen Textprogramms nutzen. Tatsächlich kann man, wenn man das möchte, seine Szenen sogar direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung dieses Textprogramms schreiben und bearbeiten, ohne sie umständlich in yWriter importieren zu müssen.

Das funktioniert ganz einfach, weil yWriter für jede Szene eine RTF-Datei anlegt.
Falls noch nicht geschehen muss man nun seinem Rechner beibringen, dass er RTF-Dateien immer mit dem entsprechenden Textprogramm (also z.B. Word, OpenOfficeWriter oder Textmaker) öffnet. Dazu wählt man sich eine RTF-Datei (oder legt eine neue an) und öffnet das Kontextmenü (Rechtsklick). Über die Befehle „Öffnen mit“ und „Programm auswählen“ kann man jetzt sein Lieblingstextprogramm auswählen. Wichtig ist, das Häkchen bei „Dateien immer mit dem ausgewählten Programm öffnen“ zu setzten. (Wie das bei anderen Betriebssystemen als Windows funktioniert, weiß ich leider nicht)

Nun wird also jede RTF-Datei, wenn nicht anders gewünscht, automatisch mit dem ausgewählten Textprogramm geöffnet. Und das macht sich yWriter zunutze.

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Man muss nur das Kontextmenü einer Szene öffnen und den Befehl wählen: „Inhalt mit Standard rtf Programm öffnen“. Nun öffnet sich die Szene mit eventuell schon vorhandenem Text im gewünschten Textprogramm und lässt sich dort weiterschreiben oder bearbeiten. Und natürlich kann man so auch die Rechtschreibprüfung des Programms starten.

Hat man die Arbeit beendet, speichert man den Text ab und schließt das Textprogramm. In yWriter öffnet man erneut das Kontextmenü der Szene und klickt auf den Befehl: „Arbeit mit externem Programm beendet“. Diesen Schritt darf man auf keinen Fall vergessen, damit yWriter die neu abgespeicherte RTF-Datei ins Programm übernimmt.

Damit wird yWriter auch für diejenigen interessant, die bisher ihre Rechtschreibprüfung nicht missen wollten.